Adressformate in SAP Business One

Adressformate in SAP Business One

In SAP Business One werden Kunden und Lieferanten aus vielen verschiedenen Ländern verwaltet. Die Adressen der einzelnen Geschäftspartner sind je nach Herkunftsland sehr verschiedenen aufgebaut. Zumeist kennen wir den Aufbau der Anschriften gar nicht. Gut, dass es dafür die Adressformate in SAP Business One gibt. Unter Administration > Definition > Geschäftspartner stehen hier bereits nach Anlage einer neuen Firmendatenbank verschiedene Adressformate zur Verfügung. Dabei verwendet nicht jedes Land zwingend sein eigenes Adressformat, manche Adressformate gelten für eine Vielzahl an Ländern, wie der Name einiger Adressformate bereits vermuten lässt (zum Beispiel die Europäische Standardadresse). Außerdem können beliebig viele weitere Adressformate angelegt werden oder bestehende Formate verändert werden.

Die Adressformate werden mit den Ländern aus der SAP Business One Ländertabelle (Administration > Definition > Geschäftspartner) verbunden. Damit weiß SAP Business One, welches Adressformat für einen bestimmten Geschäftspartner (genauer: eine bestimmte Geschäftspartneradresse) gilt.

Das Editieren der Adressformate ist ein wenig gewöhnungsbedürftig. Es ist eine Mischung aus Drag & Drop der einzelnen Adressteile (Liste am rechten Rand des Fensters) und Einsatz von Maus und Tastatur in den Formaten (große Tabelle auf der linken Seite des Fensters).

Zunächst muss das zu verändernde Adressformat ausgewählt oder ein neues Adressformat angelegt werden. Die Adressformate verwenden dazu wie andere SAP Business One Fenster auch, den Hinzufügen und Suchen Modus. Per Drag & Drop können dann die einzelnen Adressteile in das Format an die passende Stelle platziert werden. Folgende Hinweise sollen Ihnen beim Zusammenstellen der Formate helfen:

  • Das Einfügen einer neuen Zeile erfolgt über das Menü „Daten“ oder das Kontextmenü (rechte Maustaste)
  • Eine Leerstelle (oder einen anderen beliebigen Text) können Sie über den „Freitext“ einfügen
  • Das Entfernen eines Adressbestandteils kann über die Taste ENTF erfolgen (Adressbestandteil vorher markieren)
  • Eine Adresszeile kann über das Kontextmenü oder „Daten“ Menü gelöscht werden. Vorsicht: „Entfernen“ löscht das gesamte Adressformat. Nutzen Sie „Zeile löschen“
  • Die Adresszeilenreihenfolge kann über die beiden schwarzen Pfeiltasten zwischen den beiden Listen beeinflusst werden.

Ein Hinweis noch am Ende: Das Adressformat für Deutschland verwendet standardmäßig das Land (nach dem Ort). Das ist innerhalb Deutschlands natürlich nicht so schön, zumal das Land mit „Germany“ angegeben wurde. Daran erkennt man immer eine SAP Business One Implementation der Druckbelege. Man sollte sich die Mühe machen das Adressformat für Deutschland bei deutschen SAP Business One Kunden anzupassen und das Land zu entfernen.

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Sebastian Gerber
ist Trainer und Berater für SAP Business One und ehemaliger SAP Mitarbeiter. Als Initiator von b1publish managt er ein Netzwerk von Experten für SAP Business One in unterschiedlichen Fachgebieten.